5 tipů, jak lépe řídit firmu na dálku

Majitelé firem díky remote work (práci na dálku) těží z výhod, jako je úspora nákladů na kanceláře, nábor zaměstnanců bez omezení lokality nebo zbavení se prostojů v podobě dojíždění. Řízení firmy ve vzdáleném módu ale přináší i řadu výzev, se kterými se podnikatelé dříve nesetkávali. Abyste jim předešli, zaměřte se na komunikaci, organizaci, technologie, flexibilitu a firemní kulturu. Přečtěte si naše tipy, jak tyto aspekty zvládnout.

1/ Budujte firemní kulturu a silný tým

Remote firmu nevytvoříte pořízením softwaru a tím, že budete všichni sedět doma. Aby váš tým dobře fungoval, je třeba stavět na důvěře a vhodných zaměstnancích.

Budujte silnou firemní kulturu a podporujte týmového ducha. Definujte firemní hodnoty a ujistěte se, že je všichni znají a rozumí jim.

Práce a řízení na dálku jsou dovednosti, které se lze naučit, ale ne každý je ochotný a schopný tento režim zvládat. Při hledání nových zaměstnanců proto dbejte na soulad s firemní kulturou a na emoční inteligenci, aby si při vzdálené komunikaci rozuměli a podporovali se, ačkoli se nevidí.

I když se potkáváte na dálku, myslete na společné nepracovní aktivity. Pomáhají udržovat pocit sounáležitosti a zvyšují angažovanost. Vyzkoušejte online teambuildingy, workshopy, hraní her nebo neformální setkání v podobě virtuálního piva, kávy nebo party.

2/ Nastavte jasné procesy, cíle i očekávání

Ujasněte si, co od svého týmu při práci na dálku chcete, a tyto cíle a očekávání jim sdělte. Každý člen musí znát své role a odpovědnosti, stejně jako předpokládané výsledky.

Stanovte cíle pro tým i jednotlivce a monitorujte pokrok. Věnujte se nejen nastavení dlouhodobých projektů, navazujících úkolů a termínů, ale také pravidelnému hodnocení výkonu a poskytování zpětné vazby. Definujte standardní postupy pro různé opakované činnosti, aby všichni byli na stejné vlně a věděli, co mají dělat.

Pokud vaše firma nefunguje vzdáleně od začátku, využijte změnu jako příležitost pro zlepšení a optimalizaci. Nesnažte se převést kancelářské prostředí do onlinu. Vytvořte nový pracovní rozvrh, navrhněte schůzky tak, aby v režimu na dálku fungovaly pro vás i vaše kolegy a rozlučte se s nepotřebnými procesy.

3/ Komunikujte a veďte efektivní schůzky

Efektivní komunikace a schůzky jsou základem každého úspěšného týmu, a u těch vzdálených to platí dvojnásob. Při komunikaci na dálku předpokládejte dobré úmysly. Z e-mailů a zpráv jde jen těžko vycítit tón nebo řeč těla. Pokud si nejste jistí, jestli správně rozumíte, raději se zeptejte znovu – a to stejné učte i své zaměstnance.

Mělo by být zřejmé, kdy a jak mají kolegové používat různé komunikační kanály. Samotný e-mail ale není pro práci na dálku dostačující. Dejte svému týmu více možností. 

Aby vše fungovalo hladce, určete pravidla, co je třeba řešit synchronní komunikací (hovory, videokonference) a co asynchronní komunikací (typicky e-mail). Někde mezi nimi stojí chatovací nástroje, tzv. instant messaging, jako je Slack, Teams nebo Discord. Vyzkoušejte různé aplikace a objevte tu nejlepší kombinaci pro svou firmu.

Příklad pravidel: e-mail používáme pro oficiální oznámení, chat pro rychlé dotazy, projektový nástroj pro komunikaci nad úkoly a videohovory pro týmové schůzky.

Ve vzdáleném módu často převládá asynchronní komunikace. Počítejte s tím a neočekávejte, že kolega odpoví za minutu (a zajistěte, že to stejně vnímá zbytek týmu, předejdete tak nedorozuměním).

Pro řešení komplexnějších záležitostí raději naplánujte online schůzku. Lidem prospěje se jednou za čas vidět v reálném čase. Videohovory zlepšují informovanost a posilují sounáležitost týmu. Na druhou stranu to ale nepřehánějte. Dopřejte svým zaměstnancům klid na práci. Zbavte se meetingů a porad, které nejsou opravdu nutné.

4/ Usnadňujte si práci

Ve světě plném technologických inovací existuje spousta nástrojů, které usnadňují práci, zvyšují produktivitu a eliminují chyby. Při práci na dálku máte ty nejlepší předpoklady z nich vytěžit maximum. Dejte kolegům do rukou vše, co ke své práci potřebují, a zainvestujte do aplikací pro řízení týmu na dálku.

• Projektové nástroje umožňují snadné sledování úkolů, termínů a pokroku.
• Cloudová úložiště zajistí snadný přístup k dokumentům, informacím i firemnímu vzdělávání odkudkoli (např. Google Disk, Microsoft Onedrive, Dropbox…).
• Automatizace pomocí softwaru nebo skriptů vašemu týmu uleví od rutinních opakovaných úkolů. Získá tak více času na důležitější práci.

Česká aplikace Caflou kombinuje správu projektů s řízením financí i CRM funkcemi 
Nezapomeňte také na fyzický svět. Dlouhé vysedávání nad nesprávně umístěným notebookem s neergonomickou židlí a příliš nízkým stolem může způsobit dlouhodobé zdravotní potíže. Pokud máte možnost, vymezte rozpočet na nákup vhodného kancelářského vybavení pro práci z domova a motivujte zaměstnance k pravidelnému pohybu (můžete jim například zaplatit online kurz jógy nebo fyzioterapie).

5/ Buďte flexibilní a nebraňte se změnám

Flexibilita v pracovních hodinách a přístupu k práci může zlepšit výsledky i spokojenost zaměstnanců. Hledejte rovnováhu mezi pravidly a nezávislostí, aby cítili podporu a zároveň vnímali zodpovědnost za svou práci.

Zaměřte se na produktivitu podle výsledků (tedy výstupů a jejich kvality) místo důrazu na odpracovaný čas. Respektujte pracovní rytmus členů týmu a umožněte jim flexibilitu v tom, jak organizují svou práci. Důvěřujte (a prověřujte), že své úkoly plní. Poskytněte prostor na experimentování a vítejte nové nápady.

Na flexibilitu myslete i sami u sebe. Svět se vyvíjí, objevují se další možnosti a informace. Když budete otevření novým přístupům a řešením, můžete se stále zlepšovat. Pokud se jednou rozhodnete pro určitý systém či proces, neznamená to, že ho nemůžete upravit. Reagujte na změny, hledejte alternativní způsoby, jak dosáhnout cílů, a podporujte inovativní myšlení v týmu.

S nastavením smysluplného systému a vzájemným porozuměním se bude firmě dařit bez ohledu na to, odkud kdo pracuje.